現代は携帯電話を持っているのが当たり前なので、電話で話す機会は増えましたよね。skypeやlineなどの無料通話もありますから、長時間電話で話すことも珍しくありません。ただ、通常の会話と違って、電話だと自分の思っていることを伝えられないことがあります。
お互いの顔が見えないので、どういった感情で話しているのかが分からないからですね。なので、変な誤解を生んでしまって、人間関係がギクシャクすることもあるかもしれません。また、仕事での電話対応の場合だと、トラブルに発展する場合もあるわけです。
なので、電話で意志疎通ができるように、話し方のコツを身に付けておきましょう。
声だけのコミュニケーションのデメリット
電話だと、お互いの表情を見ることができません。最近だとテレビ電話もありますが、あまり普及していませんよね。顔が見えないからこそ話しやすい場合もあるので、電話はコミュニケーションツールとして欠かせないです。
しかし、声だけで全てを伝えるのは、かなり難しいことだといえます。表情が見えないですし、ジェスチャーなども使えません。ですから、電話で何かを伝えるときには、イメージしやすい言葉を使ったり、伝える順序などにも気を付ける必要があります。
「要件が３つあるんだけど」と、最初に全体像を伝えたりする工夫が必要ですね。また、大きさを伝えるときには、「30センチくらい」というよりも「バスケットボールくらいの大きさ」といった方がイメージできますよね。声だけで伝えるときには、色々と工夫をするようにしてください。
少しオーバーなくらいで丁度良い
普段と同じように話していても、電話を通すと無機質な声となってしまいます。直接会って話すのと電話の声は異なるので、それを知ったうえで話すようにしましょう。電話では思った以上に伝わりにくいので、少しオーバーな話し方を心掛けてください。
抑揚を大げさに付けて、メリハリを出すことが重要ですね。そうすれば、自分の感情を伝えやすくなります。電話だと普通に話していても、元気が無いように聞こえることがあります。なので、多少オーバーなくらいが丁度良いというわけです。
寝起きで電話に出た時に、「寝てた？」と聞かれたことがあると思います。電話だけでも感情は十分に伝わりますから、変に思われないように注意してください。
会社での電話の受け方
会社で仕事をしていると、電話を受ける機会も多いと思います。その時にマナーがなっていないと、会社の恥となるので気を付けてください。電話対応の様子で会社の質を見る人もいるので、電話に出る際には最大限の注意を払いましょう。
まず、最低でも3コール以内に出るのは基本です。それ以上待たせてしまったら、「大変お待たせいたしました」と伝えるようにしてください。そして、明るく爽やかに応対できるように心掛けます。受付の元気が無ければ、会社全体の評価にも繋がります。
そして、担当者に伝言を頼まれた場合には、必ずメモに残すようにしましょう。聞き逃さないように箇条書きでメモを取って、担当に渡すときには清書で書き直すようにしてください。そうすれば、伝達ミスなども無くなるので、トラブルを防ぐことができます。
以上、電話での伝え方の基本を紹介しました。社会に出ると電話対応は重要となるので、基本的な伝え方を覚えておくようにしましょう。プライベートでも生かせる部分が多いですから、意識することが大切です。